15 actions et outils de productivité pour gagner 2 jours par mois 

Vous cherchez à gagner en productivité et améliorer l’organisation au sein de votre cabinet ?

Vous êtes au bon endroit !

Gagnez jusqu’à 2 jours par mois grâce à ces 15 actions et outils simples à mettre en place ?

(et c’est applicable même en période fiscale ?)

Let’s go !

Améliorer son organisation personnelle​

Prioriser les tâches les plus importantes ​

La première étape pour améliorer votre organisation personnelle consiste à définir vos priorités. Ce sont vos tâches les plus importantes et les plus urgentes. Elles devront être réalisées dans la semaine. 

Pour les définir, vous avez deux options : le vendredi soir en faisant le bilan de votre semaine ou le lundi matin pour lancer la semaine. Vous allez alors définir les 5 grandes tâches prioritaires à réaliser durant la semaine.

En ayant une vue d’ensemble de vos missions, vous resterez concentré sur ce qui est important.

Éliminer toutes distractions ​

Les réseaux sociaux, les notifications sur le téléphone et les e-mails sont des distractions majeures qui peuvent facilement détourner votre attention de votre travail.

Pour éviter cela, vous pouvez désactiver les notifications sur votre téléphone ou votre ordinateur (le mode concentration sera votre meilleur allié ?) et limiter votre temps sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également utiliser des applications comme Offtime pour bloquer les notifications pendant que vous travaillez.

Réaliser les tâches de moins de 2 minutes immédiatement

Il est facile de laisser s’accumuler des petites tâches qui prennent peu de temps, mais qui peuvent rapidement devenir chronophages si elles sont laissées en attente. En les faisant immédiatement, vous pouvez les rayer de votre liste et vous libérer l’esprit pour vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

Apprendre à dire non !

L’une des compétences clés pour améliorer son organisation personnelle est de savoir dire non. À chaque fois que vous dites « oui » à une demande, vous dites « non » à une autre chose. Apprendre à dire non est donc un moyen efficace de mieux gérer son temps et de rester concentré sur les tâches les plus importantes.

Savoir dire non peut être difficile. Cependant, il est important de se rappeler que vous avez le droit de dire non.Pour vous aider, vous pouvez dire non de manière constructive, en expliquant pourquoi vous ne pouvez pas répondre à la demande et proposer une alternative pour aider l’autre personne.

En apprenant à dire non, vous pouvez vous concentrer sur les tâches essentielles et mieux gérer votre temps afin d’améliorer votre organisation personnelle.

Stop aux fautes d’orthographe

Utiliser des outils de correction d’orthographe vous aident à améliorer votre organisation personnelle en vous faisant économiser du temps de relecture. Ils vous indiquent automatiquement les fautes d’orthographes et de grammaire dans vos textes. Ainsi, vous améliorez l’image professionnelle de votre entreprise. 

Il existe plusieurs outils de correction d’orthographe disponibles en ligne, tels que Merci App, Language Tool ou encore Grammarly. Ces outils peuvent être utilisés gratuitement ou moyennant un abonnement, selon les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser.

Actions et outils pour booster votre productivité professionnelle

Optimisez votre productivité professionnelle grâce à ces 7 actions très simples et rapides à mettre en place ?

Mettre ses applications courantes en favoris pour que ce soit accessible en un clic

Tout au long de la journée, nous utilisons de nombreuses applications.

Alors, pour y accéder plus facilement et gagner du temps, nous vous recommandons de les mettre en favoris sur votre navigateur web. Cela concerne vos outils de communication, de travail collaboratif, outils de gestion de projet ou tout autre outil nécessaire pour votre travail.

Régler votre souris d’ordinateur

La souris d’ordinateur est l’un des outils les plus utilisés. Pour augmenter votre vitesse de travail, vous pouvez régler la vitesse de la souris au maximum.

Des études ont montré que cela peut améliorer la productivité et aider à accomplir les tâches plus rapidement.

Utiliser un casque pour se concentrer

Pour éviter les bruits parasites et rester concentré sur votre travail, vous pouvez utiliser un casque. Nous vous recommandons d’écouter des playlists qui incluent des bruits de fond comme du white noise, des sons de pluie ou des musiques calmes comme le lo-fi beat.

Utiliser Calendly

Calendly est un outil de planification en ligne qui vous permet de programmer des réunions et des rendez-vous avec des clients ou des collègues sans avoir à échanger de nombreux courriels ou appels téléphoniques. Vous pouvez définir vos disponibilités dans Calendly et envoyer ce lien à vos invités, ils peuvent ainsi choisir le créneau horaire qui leur convient le mieux. 

Cela vous permet de gérer plus efficacement votre temps en évitant les allers-retours fastidieux pour planifier des réunions. De plus, l’outil peut être intégré à votre calendrier Google, Outlook ou iCloud pour éviter les conflits de planification.

Checker 3 fois par jour votre boîte mail

Consulter sa boîte de réception en continu peut rapidement devenir chronophage et vous distraire de vos tâches principales.

En général, il est recommandé de limiter les vérifications de boîte mail à trois fois par jour pour reprendre le contrôle de son temps. Si vous êtes constamment interrompu par des notifications de courriels entrants, cela affecte votre concentration. Une notification =  90 secondes de concentration perdues.

L’automatisation des tâches répétitives

L’automatisation des tâches répétitives est un véritable gain de temps et d’efficacité !

La règle : si vous faites deux fois la même tâche en une journée, alors celle-ci doit être automatisée. Par exemple, si vous devez envoyer des e-mails ou des messages identiques à plusieurs personnes dans la journée, il faut alors créer un modèle pour automatiser ces envois. Pour cela, il existe de nombreux outils comme Magical, Textexpander, Texblaze ou encore Zapier.

Utilisez des outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet vous permettent d’organiser et de suivre les tâches que vous devez accomplir dans un projet ou une journée de travail. Ces outils, comme Asana ou Monday, permettent de créer des listes de tâches, des échéances et des rappels afin de collaborer plus facilement avec vos équipes.

Ces outils sont utilisés  pour planifier vos tâches à l’avance, suivre leur évolution, hiérarchiser les plus importantes et éliminer celles qui sont inutiles. Utiliser un outil de gestion de projet vous permet d’être plus organisé et plus productif.

Optimiser votre management et augmenter la productivité de vos équipes​

Utiliser des plateformes de communication collaboratives​

Encourager la communication est un élément clé pour améliorer la productivité d’une équipe. Les membres d’une équipe doivent être en mesure de communiquer efficacement et de collaborer pour atteindre les objectifs.

Pour faciliter cela, il existe plusieurs outils tels que Slack, Google Meet ou Microsoft Teams. Ils offrent des fonctionnalités de messagerie instantanée, de partage de fichiers et de collaboration en temps réel.

Contrairement aux mails, qui peuvent facilement se perdre dans la boîte de réception, les informations sur ces outils sont concentrées au même endroit, ce qui permet de garder une trace de toutes les conversations.

De plus, avec Slack, vous pouvez créer plusieurs canaux pour trier les informations par sujets et ainsi optimiser la communication de vos équipes.

Partager vos mots-de-passe de façon sécurisée et automatisée

La gestion des mots de passe peut être fastidieuse et risquée si elle est effectuée manuellement. C’est pourquoi de nombreux gestionnaires de mots de passe ont été développés pour automatiser ce processus tout en offrant une sécurité accrue. Cela permet non seulement de simplifier le processus de gestion des mots de passe, mais aussi de le partager facilement et en toute sécurité avec les membres de votre équipe. 

En utilisant ces outils, vous pouvez également générer des mots de passe complexes et uniques pour chaque compte, ce qui réduit considérablement les risques de violation de sécurité.

Pour gérer vos mots de passe, nous vous recommandons des outils comme LastPass ou encore Dashlane. 

Travailler de façon asynchrone ​

Le travail asynchrone est de plus en plus courant dans le monde du travail.Il permet aux équipes de travailler en décalés. Nous vous recommandons des outils tels que Loom et Tango sont particulièrement utiles pour les équipes qui travaillent à distance ou sur des projets complexes qui nécessitent une coordination continue.

Loom est une plateforme de communication vidéo qui permet aux utilisateurs d’enregistrer et de partager des vidéos. Les utilisateurs peuvent enregistrer des vidéos de leur écran, de leur webcam ou des deux, et les partager avec des collègues ou des clients. Les vidéos peuvent être utilisées pour présenter des idées, expliquer des processus ou simplement pour communiquer de manière plus personnelle.

Tango, quant à lui, est une plateforme de communication asynchrone qui permet aux équipes de travailler ensemble sur des projets en temps réel ou de manière différée. Les utilisateurs peuvent créer des salles de discussion, partager des fichiers et collaborer sur des projets en temps réel.

Voilà, maintenant vous savez tout !  Vous savez comment gagner 2 jours par mois. 

Alors dites adieu aux tâches répétitives, restez concentré et bien organisé et surtout saisissez tous ces outils qui vont révolutionner votre manière de travailler. 

Petit cadeau ? (et oui, on est comme ça chez Booster Digital ?)​

On vous aide en vous offrant une check-list complète qui vous permettra de vérifier si vous avez bien mis en place toutes les actions que nous venons d’évoquer. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur ce lien.

À vous de jouer ! ?